Il registro dei visitatori in azienda rappresenta per molte imprese un vero e proprio piccolo incubo quotidiano con cui scontrarsi. In principio fu il GDPR a far alzare l'asticella dell'attenzione relativa alla procedura d'accesso dei visitatori in azienda, dei quali bisognava raccogliere i dati ma garantendone allo stesso tempo la privacy. Da oltre un anno, purtroppo, si è aggiunta la pandemia e la comprensibile necessità di tenere traccia di qualsiasi persona entri o esca dall'azienda e di poter risalire in qualsiasi momento allo storico delle presenze.

È abbastanza lampante che il classico registro cartaceo dei visitatori in azienda non possa assolvere a questi due importanti compiti. Lo scenario tipico cui ci si trova di fronte quando si arriva in un'azienda che si affida a questo tipo di registrazione dei propri visitatori è un quaderno, o peggio una risma di fogli pinzati assieme, in cui in ogni riga è scritto il nome del visitatore, l'azienda, l'orario di ingresso e, quando ci si ricorda di farglielo compilare, l'orario di uscita. Naturalmente questo registro dei visitatori presenta diversi limiti, tra cui:

Questi sono solo alcuni dei punti deboli di una accoglienza di clienti e ospiti basata sull'utilizzo di un registro visitatori in azienda cartaceo. Tuttavia si tratta di un elenco già ampiamente sufficiente per comprendere che la soluzione è quella di digitalizzare la procedura di accesso dei visitatori in azienda, automatizzandola. Oggi, per i motivi esposti fin qui, è fondamentale affidarsi a un sistema per la gestione dell'accoglienza dei visitatori in azienda che garantisca la sicurezza e la privacy dei visitatori e che, allo stesso tempo, metta al riparo l'azienda e i suoi dipendenti da rischi di sanzioni o, peggio, sanitari. Un sistema di questo tipo, come ad esempio Reception, è composto da un terminale di tipo kiosk, e da una stampante di badge, connessi tra loro e coordinati da un apposito software.

Ma come funziona la procedura d'accesso dei visitatori in azienda? Quando l'ospite arriva inserisce attraverso il kiosk i propri dati. Una volta confermati, il software lancia la stampa di un badge univoco e, da quel momento in poi, si considera iniziata la visita. Addirittura, il software è in grado di inviare una notifica alla persona con cui il visitatore ha appuntamento, per avvisarla. Quando la visita sarà completata, l'ospite non dovrà fare altro che scansionare sotto il lettore ottico del kiosk il codice a barre (di solito un QR code) presente sul suo badge e, da quel momento in poi, non risulterà più in azienda. Non solo, il software, che fino a quel momento segnalava in tempo reale la presenza del visitatore, appena viene scansionato il codice a barre, ne storicizza i dati. In tal modo, sarà sempre possibile consultare lo storico delle entrate/uscite in azienda, delle visite, degli appuntamenti e, naturalmente, sarà possibile esportare i dati relativi ai visitatori in qualsiasi momento.

Ma perché limitarsi a tenere traccia delle entrate e uscite dei visitatori in azienda?  Con un sistema di gestione dell'accoglienza è anche possibile digitalizzare e automatizzare il registro presenze dei dipendenti. Basterà dotare ogni lavoratore di un badge personale, dotato di un codice a barre 1D o 2D, da "passare" sotto il lettore ottico all'inizio e alla fine del turno. Questa non sembra affatto una novità, dal momento che tale procedura è prevista già in tantissime aziende. Peccato però che avvengano usando sistemi, ben più costosi, dedicati a quella singola applicazione e non alla registrazione dei visitatori in tempo reale. Attraverso un sistema per la gestione dell'accoglienza dei visitatori in azienda invece si possono assolvere numerose funzioni: 

Da quanto detto finora si evince che dotarsi di un sistema digitale e automatizzato che sostituisca il registro visitatori in azienda sia nettamente meglio (e lo è senz'altro) ma è importante capirne i motivi; Ovvero quali sono gli effettivi vantaggi che si ottengono digitalizzando la procedura per l'accesso dei visitatori in azienda? Vediamo i principali: