Il processo di etichettatura nella sua interezza, dalla progettazione del layout dell'etichetta fino alla stampa (anche da remoto), può essere gestito in maniera totalmente efficiente. Per molte aziende (e per le persone che se ne occupano in prima persona) il termine "etichettatura" fa spesso rima con "sciagura". Il motivo è che questo flusso può diventare estremamente complesso e confusionario se non gestito in maniera corretta e questa situazione di caos scoraggia dall'intervenire per mettere ordine. Vista così sembrerebbe una montagna insormontabile, per fortuna però esiste un modo molto semplice non solo per mettere le cose a posto ma per rendere il processo di etichettatura efficiente, trasformandolo da problema a fonte di valore. 

La soluzione si chiama Loftware NiceLabel LMS. Si tratta del software di Label Management System (sistema di gestione dell'etichettatura) più diffuso e apprezzato. Questo software, utilizzabile sia totalmente in cloud che in locale, permette di gestire in maniera centralizzata tutte le fasi del processo di etichettatura: dal disegno dell'etichetta fino alla stampa vera e propria, passando per la gestione dei vari layout, l'assegnazione dei permessi di modifica dei template e la gestione da remoto del parco stampanti. Il tutto integrandosi e "parlando" con i sistemi informatici già presenti in azienda.

Ogni azienda ha necessità di etichettatura differenti. A seconda dei prodotti che crea, confeziona o distribuisce e in base al settore economico e al Paese in cui opera possono verificarsi esigenze diverse. Prendiamo ad esempio il caso di un'azienda di prodotti alimentari che opera in diversi mercati geografici. Quest'azienda dovrà prevedere una grande varietà di etichette e layout che oltre all'inserimento di immagini o simboli e indicazioni marchi di fabbrica, devono contenere molte informazioni obbligatorie. Anzitutto avrà un'etichetta diversa per ogni prodotto (i biscotti avranno un'etichetta diversa dalle merendine). Ogni etichetta, poi, sarà diversa in base alla nazione in cui il prodotto sarà commercializzato (l'etichetta dei biscotti da vendere in Germania sarà in tedesco). Finita qui? Niente affatto. In ogni nazione ci saranno regole diverse relativamente alle informazioni da inserire in etichetta, per esempio gli allergeni o i conservanti. Queste sono solo alcune delle variabili che possono esserci e che devono essere moltiplicate per tutti i prodotti che l'azienda alimentare del nostro esempio commercializza. Va da sé che una gestione non centralizzata e ordinata di questo processo può scatenare un caos irreparabile. Il medesimo discorso è applicabile, con le dovute peculiarità, a tutti i settori.

Per questo motivo è fondamentale centralizzare il processo di etichettatura e per farlo la soluzione migliore è NiceLabel LMS perché rende ogni fase estremamente semplice e ordinata. Il risultato è un flusso di lavoro definito, preciso e privo di errori. Anzitutto, NiceLabel rende semplicissimo creare il template dell'etichetta grazie ad un'interfaccia grafica molto facile e intuitiva (simile a quella di Microsoft Word per intenderci). Ogni template viene salvato in un apposito database, l'amministratore del sistema potrà assegnare dei permessi di livelli differenti per far sì che solo le persone autorizzate possano modificare i layout o crearne di nuovi, richiamarli e utilizzarli per la creazione delle etichette. Si avrà quindi sempre una totale visibilità di "chi fa cosa". Una volta creato il template, questo va riempito con le informazioni relative a ciascun articolo, cioè al prodotto cui sarà abbinata l'etichetta. Questi possono essere importati automaticamente dagli altri sistemi aziendali, ad esempio dall'ERP o dal MES. NiceLabel LMS, infatti, è perfettamente integrabile con la maggior parte dei sistemi informatici, incluso SAP.

Tutte le attività appena descritte possono essere svolte da remoto. A queste si aggiunge naturalmente anche la stampa di etichette. In altre parole non solo è possibile creare un'etichetta destinata al mercato arabo a Roma, ma addirittura lanciare fisicamente la stampa da remoto. Ipoteticamente è possibile gestire la stampa di tutte le etichette di una multinazionale da un solo ufficio. Si tratta di una funzione particolarmente utile perché tante aziende producono e confezionano prodotti in tanti stabilimenti diversi, oppure producono in tanti Paesi diversi ma vogliono gestire l'etichettatura da una sede centrale. Questo è assolutamente possibile con NiceLabel LMS.

NiceLabel è la soluzione ideale anche per avere etichette sempre conformi alle norme e agli standard. In alcuni settori, infatti, queste regole sono particolarmente stringenti (soprattutto nel farmaceutico e nell'alimentare). Bisogna considerare che nell'Unione Europea, per esempio, tutti gli stati membri rispondono sia a regole comunitarie che alla propria normativa nazionale. Per esempio gli operatori del settore alimentare devono inserire in etichette diverse informazioni obbligatorie: la dichiarazione nutrizionale, il paese di origine o il luogo di provenienza del prodotto e delle materie prime, la quantità netta dell'alimento, l'elenco degli ingredienti, sostanze o prodotti che provocano allergie o intolleranze e qualsiasi altra indicazione obbligatoria prevista dal regolamento UE 1169/2011(e di quello di esecuzione entrato in vigore nel maggio 2018) relativo alla fornitura di informazioni sugli alimenti ai consumatori per permettergli di fare scelte consapevoli. È pertanto importante essere certi che tutte le etichette che andremo a stampare contengano le informazioni richieste dalle normative, la gestione attraverso LMS permette di esserne sempre sicuri, evitando pesanti sanzioni.