I costi nascosti all'interno delle molteplici attività di un'azienda sono veramente tanti. Tra questi, un ruolo da protagonista è ricoperto da quelli legati ai processi di etichettatura. Allo stesso tempo, però, questa voce di spesa viene considerata pochissimo, spesso perché non si è consapevoli della sua esistenza. Un processo di etichettatura invece comporta dei costi importanti che, di solito, vengono ricondotti solo alle voci visibili: stampanti e consumabili. Nella realtà, invece, un processo di etichettatura non ottimale aumenta i costi legati alla ripetizione del lavoro dovuta a errori (un'etichetta sbagliata va ristampata), richiami di prodotti, ritardi nelle spedizioni, crash imprevisti del sistema, mancata conformità alle regole e conseguenti sanzioni economiche ecc.
Sommati l'uno all'altro questi costi portano a cifre imponenti che, attraverso l'utilizzo di un sistema di gestione centralizzata dell'etichettatura potrebbero tranquillamente essere evitati. Anzi, il passo successivo è trasformare questi costi nascosti in risparmi e guadagni visibili.

Partiamo innanzitutto dal chiarire cosa è e cosa fa un sistema di gestione del processo di etichettatura. Si tratta, tendenzialmente, di un software che gestisce e coordina il lavoro delle stampanti di etichette. NiceLabel è il software più conosciuto e utilizzato per questo scopo. In sostanza, attraverso NiceLabel è possibile configurare l'etichetta, definirne il layout, salvare più layout per diverse tipologie di etichette (l'etichetta dell'involucro di una merendina è diversa da quella della confezione che, a sua volta, è differente da quella della scatola e cosi via), gestire e stampare layout di etichette in più lingue (un pacco di pasta da vendere in Cina avrà l'etichetta in cinese e non in italiano e viceversa), programmare la stampa su richiesta, variare le qualità della stampa a seconda delle esigenze, avere uno storico di tutti i layout creati.

Tra le novità degli ultimi mesi vi è la possibilità di utilizzare NiceLabel in cloud, attraverso l'applicazione Label Cloud. Si tratta di un grande vantaggio rispetto a un sistema classico perché, pur offrendo tutte le funzionalità sopracitate, è un servizio immediato che non richiede alcuna infrastruttura IT e nessuna installazione. Questa soluzione, quindi, di per sé comporta già un risparmio: quello sui costi IT.
In questo modo si ottiene un ulteriore vantaggio, sgravare il reparto IT da quest'ulteriore onere e lasciare autonomia agli utenti aziendali nel progettare e approvare le etichette. Altro vantaggio sta nella riduzione del tempo che gli addetti al controllo qualità devono dedicare ai processi cartacei, questo perché vi è un abbattimento degli errori dovuto alla gestione centralizzata. Inoltre, vi è una maggiore velocità e reattività alla necessità di stampare etichette e una eliminazione dei tempi di inattività.  

Basandosi sui dati NiceLabel, investire in un sistema di gestione centralizzata del processo di etichettatura in cloud porta ad un ritorno molto rapido sull'investimento. Tale tempo è quantificato da NiceLabel in circa sei mesi e si tratta di un ritorno riconducibile semplicemente a risparmi diretti sui costi. In più l'82% di chi ha scelto LabelCloud ha ottenuto risparmi grazie alla riduzione degli errori, mentre il 76% dello stesso campione afferma di aver ridotto notevolmente i tempi di commercializzazione dei propri prodotti.